1с топливные карты. Учет топливных карт. Журнал учета топливных карт

В том числе и по топливным картам. Некорректно будет применять в данной ситуации «Операцию, введенную вручную». Вся загвоздка заключается в том, что в таком случае вы отразите одни лишь бухгалтерские проводки, упустив остальные, возможно нужные регистры.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по учету и списанию топлива.

Поступление ГСМ

Перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты».

Создайте новый документ и укажите в шапке подотчетное лицо. В таблице товаров укажите ранее сознанную номенклатурную позицию. В нашем случае это «Бензин АИ-92». Очень важно правильно указать счет учета – 10.03 «Топливо».

При заполнении данного документа у вас не должно возникнуть никаких сложностей. После того, как вы указали все необходимые данные, проведите его.

В нашем примере мы использовали в качестве организации индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы). В связи с этим документ сформировал движения не только по бухгалтерскому и налоговому учету, но и по регистрам накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН».

Если бы вы отражали поступление ГСМ «Операцией, введенной вручную», то движения были бы только по одному регистру – бухгалтерскому. Делать это некорректно в связи с тем что, можно что-то не учесть в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Списание бензина

Правильнее всего отразить в 1С 8.3 документом «Требование-накладная». Причина та же, что и в предыдущем примере. Кроме того, намного удобнее работать с документами, чем непосредственно с записями в регистре.

В предыдущем примере мы отразили поступление 30 литров бензина АИ-92, которые теперь числятся за Абрамовым Геннадием Сергеевичем. Предположим, что нам необходимо списать 20 литров в связи с поездкой.

Учет списания ГСМ в 1С Бухгалтерия будет произведен требованием-накладной. Заполнение шапки данного документа практически ничем не отличается от предыдущего.

Далее, на вкладке «Материалы» укажем наш бензин АИ-92 в количестве 20 литров. Удобнее заполнять данную табличную часть при помощи кнопки «Подбор» в связи с тем, что таким образом вы сразу моете увидеть остатки той или иной номенклатурной позиции.

Так же при заполнении табличной части важно правильно указать (10.03, как в авансовом отчете).

Мы наполнили все данные и можем провести документ. На изображении ниже вы можете увидеть, что сформировались две проводки по списанию ГСМ на счет затрат.

Так как наша организация применяет упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы, на вкладке «Расходы по УСН» будут сразу два движения. Первой строкой будет отражен расход денежных средств по приобретению ГСМ авансовым отчетом. Второй строкой – приход, отражающий списание ГСМ.

Отражайте учет ГСМ в 1С 8.3 правильно, тогда при закрытии месяца все подобные расходы будут учтены.

Смотрите также видео инструкцию по списанию материалов:

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки	60	51
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива	10	60
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры	19	60
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок	68	19
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки	20, 26, 44	10

Бухгалтерский учет выдачи топливной карты

Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

счет-фактуру,
товарную накладную,
акт сверки взаимных расчетов,
ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка	60.2	51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной	10.3	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры	19	60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок	68	19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов	60.1	60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов	20, 26, 44	10.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

после принятия карт на учет,
после получения счета-фактуры,
если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
представить документы, подтверждающие затраты,
доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Операция	ДЕБЕТ	КРЕДИТ	Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт	● 120105510	● 1302022730	60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям	120822560	120105610	60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой	110503340	120822660	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой	110503340	120822660	5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы	140101222 (или 140101272)	110503440	6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия	110601310	110503440	5450 руб.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ ,

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Операция	Сумма (руб.)	ДЕБЕТ	КРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин	11 800 (за 1 тыс. л.)	60-2	51
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка)	118	60-1	51
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ)	–	10-3	60
Учтен НДС (по счету-фактуре)	18	19	60
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок)	18	68	19
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС)	9900 (990 л * (11,8 – 1,8))	10-3	60-1
Учтен НДС от затрат на бензин	1782	19	60-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика)	11682	60-1	60-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре)	1782	68	19
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу)	9700	20 (23, 26, 29, 44)	10-3

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01	О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ	О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ	О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд”	О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р)	О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н)	Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ	О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Орлова Е.В. эксперт,
журнал «Российский налоговый курьер » № 17/2008

Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) - это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, - это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная топливная карта - это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит - 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

Величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

Карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) - центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты.

Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт. Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя. Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Документальное оформление...

...топливных карт

Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или (форма № ТОРГ-12).

ПРИМЕР 1

ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение топливных карт была оформлена заявка. При передаче карточек стороны подписали акт.

Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

СПРАВКА

Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок

Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т. д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку». Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб. Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки». При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС. Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам - в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

...расходов на бензин

Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Обратите внимание: если организация-покупатель не признается специализированной или автотранспортной организацией, она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно при условии, что разработанный путевой лист будет содержать необходимые реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (см., например, письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). При этом путевые листы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля. Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Таким образом, если организация - покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа.

Учет смарт-карты

При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы». Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения).

Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. В рассматриваемой ситуации фактическим расходом на приобретение смарт-карт признается сумма, уплаченная по договору процессинговой или топливной компании, без учета НДС.

Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в пункте 2 статьи 171 Налогового кодекса.

Бухгалтерский учет топлива, приобретенного по смарт-картам

Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету. В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца.

Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами.

Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц

Основанием для принятия к учету на счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» приобретенного по смарт-картам бензина является товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет держателя смарт-карты с приложенными к нему чеками автозаправочных терминалов. (Данные отчета сверяются с данными чеков терминалов АЗС, полученных водителями - держателями карт при выборке топлива.)

Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Израсходованный бензин списывается на затраты на основании путевых листов.

Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Таким образом, организация - покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется продукции.

Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий:

Топливо оприходовано;

Имеются все необходимые документы (в том числе );

Топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условием примера 1. ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт.

Согласно выставленному ЗАО «Петрол Плюс» счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб. за литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.).

Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб. (включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от 14.08.2008.

Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован. ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года.

Информация реестра о движении топлива от ЗАО «Петрол Плюс» и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают.

Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО «Аурика» на 2008 год, в организации:

Бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц;

Путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца;

Отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца.

В бухгалтерском учете ООО «Аурика» были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51

38 540 руб. - перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

590 руб. - перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60

500 руб. - приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

90 руб. - учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам;

90 руб. - принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60

32 661 руб. (38 540 руб. – 5879 руб.) - принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО «Петрол Плюс», реестра о движении топлива за август от ЗАО «Петрол Плюс» и двух отчетов держателей смарт-карт;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

5879 руб. - учтен НДС со стоимости полученного бензина;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

5879 руб. - принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ);

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

38 540 руб. - зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО «Петрол Плюс»;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Прочие материалы»

500 руб. - стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3

33 161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) - признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца

В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36-41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.

В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета).

Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры.

Отметим, что оба рассмотренных порядка принятия к учету и последующего списания на затраты бензина, приобретенного по смарт-картам, не упрощают жизнь главного бухгалтера.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов.

Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен.

По мнению автора, организациям - покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98.

Налоговый учет топлива, приобретенного по смарт-картам

Расходы организации на приобретение топлива учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль при выполнении требований пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. То есть указанные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и списанием бензина, приобретенного по смарт-картам, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат. В частности, это путевые листы, товарные накладные от процессинговой или топливной компании на приобретенные нефтепродукты, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей смарт-карт, отчеты о движении топлива от процессинговых или топливных компаний и т. п.

Для подтверждения экономической обоснованности затрат в налоговом учете организация вправе применять нормы расхода топлив и смазочных материалов.

Обратите внимание: соответствующие нормы введены в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Причем новые нормы расхода ГСМ предназначены как для автотранспортных предприятий, так и для организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. По мнению автора, при разработке эксплуатационных норм организация вправе руководствоваться именно этим документом.

Вместе с тем в целях налогообложения учитывается стоимость фактически израсходованных горюче-смазочных материалов на основании подтверждающих документов.

Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет

Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:

Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа нажимаем кнопку Выдача:

Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:

Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:

После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.

Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:

Шаг 2. Оприходование топлива

После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:

Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:

На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:

При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.

Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.

При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:

Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 3. Списание бензина по путевым листам

Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ , который расположен на вкладке Производство:

В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):

На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:

Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.

Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам

Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику

В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ . Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:

И создать новый документ нажатием кнопки Списание:

При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:

Шаг 2. Поступление топливной карты

Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:

Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:

Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:

При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:

Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:

Шаг 3. Принятие к учету ГСМ

В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:

Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:

Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам

На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.

При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:

При проведении формируется проводка:

Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе

Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:

Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:

Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). В договоре также необходимо указать марки автомобилей, их государственные регистрационные номера, установить лимит заправки для каждого автомобиля.

В договоре кроме стоимости топлива предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Непосредственный учет самих топливных карт рекомендуется вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Обоснованность применения подобного подхода подтверждается специалистами финансового ведомства в Письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611.

Если топливные карты предоставляются поставщиками ГСМ в рамках исполнения их обязательств без взимания какой-либо дополнительной платы, они могут отражаться в учете в условной оценке: один бланк, один рубль (п. 337 Инструкции № 157н). Также учет карт должен быть организован в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения.Если договор предусматривает необходимость дополнительной оплаты стоимости изготовления топливных карт, то топливные карты могут учитываться по стоимости их изготовления.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления учреждением-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.В бухгалтерии по окончании месяца сверяются данные отчета поставщика с данными авансовых отчетов водителей автотранспорта и приложенных к ним чеков заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Как правильно отразить операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием топливных карт в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассмотрим на конкретном примере.

Бюджетное муниципальное учреждение осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 10 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС 76,27 руб.), которая передается в собственность учреждения в августе 2013 г. Для заправки автомобиля топливная карта выдана 01.09.2013 года водителю автомобиля Маслову В.А. В конце месяца водитель предоставил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте, на сумму 10 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета бюджетного учреждения открытого в органах Федерального казначейства, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Содержание операции	Бухгалтерская запись		Сумма, руб.
Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1. Принято обязательство в момент заключения договора	4 506 10 340 4 506 10 226	4 502 11 340 4 502 11 226	10 000 500
Табличная часть документа «Принятое обязательство» заполнится автоматически данными из документа «План-график финансирования обязательства», введенного для данного элемента справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств»:
2. Перечислен аванс за услугу по изготовлению пластиковой карты	4 206 26 560	4 201 11 610 18.01 (226)	500

3. Отражены расходы по изготовлению пластиковой карты	4 109 61 226	4 302 26 730	500

4. Произведен зачет аванса, перечисленного за изготовление топливной карты (проводка сформируется автоматически при проведении документа «Услуги сторонних организаций»)	4 302 26 730	4 206 26 660	500
5. Принято денежное обязательство на оплату расходов по изготовлению пластиковых карт	4 502 11 226	4 502 12 226	500
Документ «Принятое денежное обязательство» может быть создан непосредственно из документа «Услуги сторонних организаций». Для этого необходимо установить флаг на закладке «Денежные обязательства»:
6. В учреждение поступила топливная карта	03.1 (МОЛ- Бухгалтерия)		1

7. Принято денежное обязательство на оплату расходов по приобретению ГСМ	4 502 11 340	4 502 12 340	10 000

8. Перечислен аванс поставщику ГСМ	4 206 34 560	4 201 11 610 18.01 (340)	10 000

9. Топливная карта выдана водителю	03.1 (МОЛ - Автохозяйство)	03.1 (МОЛ-Бухгалтерия)	1

10. Принято к учету количество ГСМ, отпущенное при заправках, на основании отчета поставщика, сверенного с данными водителей	4 105 33 340	4 302 34 730	10 000

11. Произведен зачет аванса, перечисленного за ГСМ	4 302 34 830	4 206 34 660	10 000
12. Списан израсходованный бензин на основании данных путевого листа	4 109 61 272	4 105 33 440	10 000

Категории

Выбор редакции